A proposta de Escritório Enxuto “Lean Office” foi criada a partir da Produção Enxuta “Lean Production”, uma prática adotada nos processos produtivos, revolucionando a indústria automotiva, sendo criada por Taiichi Ohno, dando origem ao Sistema Toyota de Produção. Tendo como premissa a otimização de tempo e melhor gestão das informações no ambiente de trabalho, no caso do Escritório Enxuto, especificamente na área administrativa. Ambas são pautadas nos princípios do Pensamento Enxuto “Lean Thinking”.
Essa proposta estabelece uma cultura organizacional que promove melhorias continuas nas rotinas de trabalho. Entre as vantagens estão:
– Identificar e eliminar desperdícios rapidamente e com eficiência em todos os ambientes administrativos;
– Padronizar processos pautando-se na melhoria;
– Aumentar a participação e comunicação de todas as pessoas envolidas na empresa;
– Criar uma experiência Lean positiva para que uma cultura de melhoria contínua torne-se rotina;
– Aumento da capacidade competitiva da empresa;
Apesar de ser muito vantajoso implementar esse modelo de gestão de processos e de informações na empresa, essa proposta apresenta alguns desafios. Entre eles, o que se destaca é a mudança de hábitos da equipe de trabalho. Considerando que a mudança de hábito de uma pessoa necessita a vontade dessa pessoa para realizar a mudança, a sugestão para realizar a implantação da cultura organizacional Escritório Enxuto “Lean Office” em sua empresa é iniciar a mudança a partir da identificação da necessidade dessa transformação por parte de cada membro da equipe.
Inicialmente é importante treinar a equipe para que todos conheçam o modelo Escritório Enxuto “Lean Office” e suas ferramentas, e na sequência, essa transição pode se desenvolver a partir da análise de problemas identificados nas rotinas de trabalho, buscando encontrar a origem dos problemas. A partir da identificação da origem dos problemas, a sugestão é realizar os ajustes no processo de maneira que este torne-se mais eficiente, garantindo que otimize tempo e recursos.
Com essa prática, a transição se desenvolve de maneira gradativa, facilitando a mudança de cultura, e principalmente, a partir de adequações realizadas por quem utiliza os processos. A rotina de análise e revisão dos processos podem acontecer diariamente ou semanalmente. A periodicidade de adequações pode ser estabelecida pela equipe, mesmo porque todos precisam ter conhecimento sobre as adequações implementadas.
Fonte: https://acervodigital.ufpr.br/bitstream/handle/1884/54885/R%20-%20D%20-%20RODRIGO%20DE%20CASTRO%20FREITAS.pdf?sequence=1&isAllowed=y
SCATENA, Maria Inês Caserta. Ferramentas para a moderna gestão empresarial: teoria, implementação e prática. Série Administração Estratégica. InterSaberes 1ª Edição. 2012.
