Hoje o tema é Organização de Documentos

Você já perdeu a garantia de um produto por não encontrar a nota fiscal? Ou pagou uma conta com juros porque tinha perdido a fatura? Já ficou horas procurando por um documento que precisava com urgência, mas não fazia ideia de onde estava? Os exemplos de prejuízos e estresse causados pela falta de organização da papelada são muitos! E tudo isso pode ser evitado com..... adivinhem! Organização, claro!!! Se você não tem tempo ou paciência para organizar os documentos da casa, ou do escritório, recomendo fortemente que contrate um profissional para ajudá-lo, o importante é que você tome uma atitude e as rédeas da situação! Agora, se você tem força de vontade para encarar esse desafio, eis aqui o que precisa saber!!!  

O passo a passo da organização:

 

Passo 1 - Agende um compromisso com você: Defina uma data. Organização de documentos é um processo que exige tempo. A boa notícia é que uma vez terminada, tudo o que você tem a fazer é manter, o que se torna bem fácil.   Passo 2 - Junte toda a papelada: Você precisará de um local para fazer a seleção de seus documentos. Pode ser uma mesa grande, ou até mesmo o chão. Defina o local em que irá trabalhar e leve todos os seus documentos para esse ponto. Inclua documentos pessoais (identidade, passaportes, etc). Se você guarda os documentos em vários locais diferentes, ou se não sabe onde estão (tudo bem, acontece nas melhores famílias!) comece essa fase antes da data da organização, para garantir que o processo fique completo.   Passo 3 – Separação: Ok, agora começa a brincadeira! Para essa fase você irá precisar de 1 caneta, post its (ou pedaços de papel) e força de vontade. Estou te oferecendo uma passagem só de ida para uma vida mais organizada, mas você precisa fazer a sua parte! Seu trabalho nessa primeira fase será juntar os iguais. Pegue cada documento e comece a criar pilhas, de acordo com o tema. Para cada pilha, coloque um post it que identifique do que se trata, como “Documentos pessoais”, “Casa praia”, “Viagem ilhas Phi Phi” (eu ainda não tenho essa categoria, mas vai que você tem, né?! Haha). Use os post its (ou papeis). É sério. Pode ocorrer o pensamento “eu sei o que tem em cada pilha”, mas, acredite na voz da experiência: em 30 minutos selecionando sem identificação das pilhas você esquece até o próprio nome. Não complique a parte fácil! Aproveite o momento para já descartar aquela papelada que você sabe que não precisa mais. Mas não deixe que isso tome o seu tempo, se você tiver dúvidas sobre a necessidade de manter o documento, coloque-os com os iguais, e deixe o descarte para outro momento. Também não se prenda a criar categorias definitivas, o objetivo nessa fase é você juntar os semelhantes, você terá chances de rever as categorias corretas.   Passo 4 – Categorização: Sorria, o pior já passou!!! :D Se tudo ocorreu bem, agora você tem diversas pilhas, e já vê luz no fim do túnel! Agora sim, você irá criar as categorias. Agora você deve separar os documentos que eventualmente você usa, daqueles que precisam apenas ser arquivados como inativos (ou o famoso “arquivo morto”). As contas pagas, por exemplo, vão para o inativo, uma vez que você as mantém somente por precaução e raramente usa. Já seu título de eleitor você usa periodicamente, então fica no arquivo ativo. Dentro de cada categoria (ativos e inativos) junte aquelas pilhas que tratam de temas similares, e que faz sentido pra você que sejam arquivados em uma mesma pasta.   Passo 5 – Organizadores: Agora que você já fez toda a separação e sabe quanto espaço físico seus documentos ocupam, sugiro que providencie organizadores adequados ao volume que será armazenado. Lembre-se de considerar: - O volume de documentos; - A divisão dos documentos (quantidade de subcategorias necessárias); - Espaço físico onde serão armazenados (tire a medida do local, para não errar no tamanho das pastas!). Considere também se o local tem risco de umidade ou traças (para definir se é melhor usar caixas de plástico, ou se podem ser de papel).   Passo 6 – Identificação:   Cada pasta ou caixa que você for utilizar para armazenar seus documentos deve ser identificada de forma que você não precise abri-la para saber o que tem dentro. Ao identificar pastas, lembre-se da posição em que ela ficará no armário. Por exemplo, se elas ficarão em pé, e a lateral da pasta ficará visível, esse é o lado a ser identificado. O objetivo é que você tenha o mínimo de trabalho possível quando precisar acessar seus documentos. Armazene o conteúdo, identifique as pastas e... voilà! Você completou a organização! Receba meus aplausos!!!  

Mas agora tem que manter, heim?!

  Depois de todo esse trabalho, tudo o que você não quer é ter bagunça com papéis de novo! Para isso, siga as dicas: - Adote uma “caixa de entrada”, um local temporário para armazenar papéis que ainda precisam de tratamento antes de serem arquivados, como contas a pagar. Documentos que ainda precisam ser lidos, como um comunicado da escola dos filhos, por exemplo, também são bem-vindos na caixa, assim não se perdem pela casa! - Coloque na sua rotina um dia na semana para limpar a caixa de entrada, armazenando o que precisa ir para arquivo, descartando o que não tem mais uso e relembrando o que precisa ser tratado; - Evite levar para casa papéis desnecessários. Recebeu propaganda de uma pizzaria? Grave o número na agenda do celular, e descarte o papel. A quantidade de lixo que levamos para casa é enorme! E isso tudo se acumula com muita facilidade.

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Você trabalhou duro!! Tenho certeza que valeu a pena! Agora desfrute do prazer de ter uma casa sem bagunça de papéis, e da paz de saber onde estão seus documentos! Tenho certeza que os benefícios da organização irão muito além da pilha de contas a pagar! Depois me conte! ;)