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As 24 horas dos dias de hoje são as mesmas dos tempos dos
primeiros cristãos, de Shakespeare ou Ford, certo? A sensação
é de que o tempo é mais curto e temos que cronometrar
cada passo do dia senão nos perdemos.
Se as horas são as mesmas de antigamente, o que mudou é
que agora se intercalaram no nosso dia-dia tecnologias que nos impõe
dar conta de várias coisas simultaneamente. Enquanto redigia
a coluna, estava respondendo mensagens do MSN, com o telefone no
ombro e tentando engolir meus remédios senão as tarefas
me absorvem e eu por vezes esqueço.
E, como hoje é o primeiro dia do último mês
do ano, resolvi me aprofundar um pouco mais sobre administração
do tempo para que, em 2010, possamos ser mais eficientes e menos
atribulados.
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Come-come
tempo
Lembra de um vídeo-game que se chamava come-come? Os contemporâneos
do Atari vão saber sobre o que estou falando… O mesmo parece
ocorrer com nosso dia. Durante a jornada, identifique o “come-come”
que mais contribui para que você desperdice seu tempo e tente
controlar o jogo.
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Falta de foco
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Excesso de e-mail
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Excesso de telefonemas
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Excesso de papéis
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Multitarefas
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Excesso de reuniões
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Acomodação
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Escravização pelo celular
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Falta de concentração
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Evite
a delegação “bate-volta”
O sócio-diretor do Instituto Brasileiro para a Competitividade
(IBC), Lauro Volaco, informa que, no treinamento direcionado à
melhoria da eficiência do tempo, um dos maiores entraves aos
profissionais é a delegação reversa. “Isso
acontece quando delegamos uma atividade para um de nossos subordinados
ou dependentes, que nos devolve sem e aceitamos, gerando retrabalho
e perda de tempo”, alerta.
Para se livrar dessa forma de delegação, ele dá
algumas sugestões:
l Resista à tentação de pegar a tarefa de volta
l O procedimento adequado é reforçar a orientação,
ainda que leve um pouco mais de ? tempo
l Cuidado com o que foi feito errado, pois pode ser um pretexto
para se livrar da atividade
l A prática mostra que não aceitar a devolução
e mandar fazer de novo é o procedimento correto
l Não aceitando de volta a tarefa, raramente volta errado
pela segunda vez.
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Tudo
em seu devido tempo
Para que tudo seja feito a seu tempo e que não leve trabalho
para casa, é preciso autodisciplina e treinamento constante,
com foco na tarefa e nos recursos tecnológicos que nos tira
atenção ao longo do dia. No caso dos e-mails, por
exemplo, é comum recebermos vários spams, correntes,
apresentações de PowerPoint de amigos e colegas e,
se deixamos nos “contagiar”, perdemos muito tempo precioso
que vai fazer falta lá na frente. Não quero aqui dizer
para deletar e-mails dos amigos e deixar de ler esse tipo de mensagem,
mas abra uma pasta para esse tipo de e-mail e leia no seu tempo
livre, sem pressa ou compromissos. “Faça certo da primeira
vez e sempre. Embora simples, o uso desses conceitos na prática
do dia-a-dia podem evitar que neste Natal você seja mais um
a dizer que ´está numa correria intensa e não
tem tempo sobrando para nada´”, avalia Volaco.
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Dicas
Além dos problemas que já identificamos como desperdiçadores
do tempo, o consultor elenca alguns outros temas que fazem parte
de um treinamento específico para organizar nosso tempo nas
24 horas. Veja se você se encaixa em um desses itens e mude
para melhor!
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Desperdiçadores do tempo
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Planejamento inadequado
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Problemas
de comunicação
•
Desorganização pessoal
•
Administração por crise
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Dificuldade em tomar decisões
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Dificuldade em diagnosticar problemas
•
Perfeccionismo
•
Incapacidade de dizer não
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Uso inadequado do telefone e do e-mail
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Falta de prioridades
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Dificuldade em diagnosticar problemas
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Falta de estabelecimento de objetivos pessoais
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CURTAS
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A Critério Humano Desenvolvimento e Gestão de Pessoas
(leia-se Denise Bee) completa 11 anos de atuação nas
áreas de coaching, assessment, desenvolvimento de líderes,
implantação de sistemas de RH. Parabéns e sucesso
hoje e sempre!
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A UniBrasil (Faculdades Integradas do Brasil) abriu inscrições
para o Vestibular Agendado para preenchimento de vagas remanescentes.
Vários cursos têm vagas disponíveis e os candidatos
poderão se inscrever pela internet até o dia 22 de
dezembro. Informações: www.unibrasil.com.br
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A Unilehu completa cinco anos de sua missão de incluir pessoas
portadoras de deficiência no mercado de trabalho. Para as
empresas que ainda não cumprem a legislação
sobre o tema, um bom começo é a orientação
da Unilehu. Para marcar a data, estará sendo lançado
o projeto Mundo para Todo Mundo (www.mundoparatodomundo.org.br),
cujo primeiro evento será um show beneficente no dia 9 de
dezembro no Centro de Convenções de Curitiba. Informações:
(41) 3333-6921.
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Frases
““Para
alcançar conhecimento, adicione coisas todo dia. Para alcançar
sabedoria, elimine coisas todo dia.”
Lao-Tsé
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Para dúvidas, questionamentos sobre Carreira e sugestões,
envie e-mail para anapaula@stampanews.com.br.
Ana Paula de
Carvalho jornalista
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ANA PAULA DE CARVALHO
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