Qual é a primeira coisa que lhe vem à mente quando alguém avisa que você está convocado — ou sutilmente convidado — para uma reunião de trabalho? Para a grande maioria das pessoas, reunião é sinônimo de encontro em que se discute, discute… e nada fica resolvido. É assim entre estudantes, políticos, profissionais das mais diversas áreas e, é claro, entre equipes de vendas. Mas é possível fazer reuniões produtivas, em que a objetividade impere e as soluções sejam discutidas e apontadas. Basta atentarmos para alguns detalhes:

1) Pauta: Toda reunião deve girar em torno de tópicos principais. O ideal é que os convocados saibam de antemão os assuntos do encontro. A depender dos temas a serem tratados ou do grau de formalidade da empresa, essa pauta vai ter uma linguagem mais rígida ou mais solta, mas é sempre bom que as pessoas possam se programar. Essa pauta pode também prever espaço para que se discutam assuntos gerais, os chamados extra-pauta. Afinal, as reuniões também servem para ‘aparar as arestas’ e afinar a equipe em relação ao que o grupo tenha percebido que não anda bem. Isso nos leva ao próximo tópico…

2) Fórum de discussão: Para que serve uma reunião? Para que seja feita a comunicação oficial de assuntos internos, como normas, números, apresentação de novos colegas… mas principalmente para que os problemas sejam analisados, discutidos e resolvidos. É irritante quando uma pessoa passa o tempo todo reclamando para o chefe sobre o comportamento de um colega, ou que faz reivindicações informais aos colegas, mas, quando chega a hora da reunião, fica calado. E, quando é provocado a se manifestar, diz que não tem observações a fazer. Portanto, se você tem esse costume, lembre-se que a reunião é o fórum correto para se manifestar, apresentar suas manifestações e apontar o que considera obstáculos ao bom andamento do trabalho. E se você é líder de equipe, lembre-se de oportunizar a todos a possibilidade de manifestação durante a reunião. Provoque. Ouça.

3) Tempo: Toda reunião deve ter um horário previsto para início e término. O planejamento faz com que ao aconteçam aquelas reuniões intermináveis e cansativas. É claro que o tempo vai variar de acordo com o tamanho da equipe e os assuntos a serem tratados, mas, em geral, o encontro não deve durar mais que uma hora, uma hora e meia. Empresas japonesas instituíram as reuniões de 15 minutos, em que todos ficam em pé! Não precisamos chegar a tanto, mas devemos ter foco na objetividade.

4) Respeito: Quando éramos crianças, ouvíamos o conselho: Quando um burro fala, o outro abaixa a orelha… Mas muitos esquecemos disso quando crescemos. Quando uma pessoa está falando, devemos nos calar para ouvir. As conversas paralelas são sempre ruídos ao bom fluxo de informações em uma reunião. E como as equipes quase sempre são pequenas, uma conversa entre duas pessoas pode tumultuar toda a comunicação.

5) Pense nisso e experimente colocar essas idéias ideias em prática. Você vai ver que as reuniões ficarão bem mais produtivas e, se duvidar, poderão até se tornar agradáveis…

Adriane Werner. Jornalista, especialista em Planejamento e Qualidade em Comunicação e Mestre em Administração. Ministra treinamentos em comunicação com temas ligados a Oratória, Media Training (Relacionamento com a Imprensa) e Etiqueta Corporativa.